ДЕЛОВОЙ РУССКИЙ ЯЗЫК - О. Г. Назаренко 2008

РАЗДЕЛ I. ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

Глава 3. Деловые письма

Деловое письмо - разновидность документов. В современном мире эпистолярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформлению корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Сотрудничая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде международный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое письмо, как расположить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот некоторые правила оформления деловой переписки.

В левом верхнем углу листа следует написать адрес. Под ним обращение отдельной строкой без абзаца. Например, «Дорогой (или уважаемый) господин Мюллер». После обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как это принято у русских.

В конце послания обычно пишут «искренне ваш», «надеюсь на скорую встречу», «желаю успехов в вашем начинании» и т. д. В деловом письме не спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела, это и есть проявление вежливости.

Деловые письма пишутся только на лицевой стороне. Если получилось несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами в тире. В международной практике писать длинные письме не принято. Складываются письма текстом внутрь. В конверт складывается таким образом, чтобы сгиб находился вверху. Особо важное письмо или документ желательно не перегибать, а посылать в большом конверте.

Деловые письма печатаются на машинке или компьютере. Ширина поля слева - 2 см, текст через два интервала. Абзац слева - пять интервалов. Однако сейчас всё больше следуют компьютерным правилам и чаще пишут цельноблочным стилем, при котором абзацы начинаются не с отступлением, а вровень с левым полем страницы, но каждый новый абзац печатается через 3-4 интервала.

Подпись ставится от руки в нижней правой стороне листа под заключительной фразой. Фамилия печатается под рукописной подписью.

Отвечать на письма полагается не позднее, чем через 10 дней.

Адрес за границу пишется так: фамилия и имя получателя, затем название офиса, улица, номер дома. После этого город и стана. Например,

Г-н Альберт Герценберг, университет Рузвельта,

439 Мичиганская авеню, Чикаго, Иллинойс, 6060.

И ещё одна особенность: за границей (в Америке, странах Европы, в Китае) при написании даты принято сначала указывать месяц, затем число и год. Например, 9.11.08. Это значит, что письмо написано одиннадцатого сентября 2008 года. Дата ставится в верхней правой строке письма.

Письмо-благодарность пишется только от руки. После обращения сразу следует благодарность (чудесный обед, приглашение в театр, подарок). По правилам хорошего тона обязательно следует конкретизировать свою благодарность (за что: цвет шарфа, восхищение игрой актёров и т. д.).

Организационно - распорядительные документы.

В соответствии с действующим законодательством органы правления издают распорядительные документы. 1. администрация предприятий: приказы, инструкции, указания. 2. Кооперативные организации: решения. 3. общественные организации: постановления, распоряжения.

В тексте документа обычно 2 части: в первой излагаются причины, обоснования и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, распоряжения. Следует начинать с изложения сути вопроса: просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями. Некоторые документы могут состоять из одной части. Это заявление, приказ, письмо.

Постановление 1. Правовой акт, принимаемый вышестоящими коллегиального управления органами, в целях разрешения принципиально важных задач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов. Ключевое слово - «постановляю».

Решение - то же, что и постановление во 2 значении. Ключевое слово - «решил».

Приказ - документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения. Это самый распространённый вид распорядительного документа. Исполнение его обязательно для всех работников данной организации. Ключевое слово - «приказываю».

Оформляется на спец. бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида док-та, дата и №, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок должен быть кратким и чётко выражать основное содержание документа. Например, О направлении на курсы повышения квалификации; О назначении на должность.

В первой части указывается причина создания док.: В связи с... Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ. Если есть конкретный исполнитель, начинается с указания должности и фамилии исполнителя: ПРИКАЗЫВАЮ: главному инженеру.

Срок исполнения даётся отдельной строкой: 20.12.08.

Информационно - справочные документы

К ним относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и др. (они не являются обязательными к исполнению).

Докладная записка - жанр внутренней документации, документ должностного лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе. Носит информационный характер, отчётный или инициативный. Цель - побудить руководителя принять определённое решение. Реквизиты: адресат ФИО должностного лица, жанр документа (докладная записка), текст (информация, предложения с аргументами), список приложений, наименование организации и подпись адресанта, его должность. Дата. Ключевые слова: «прошу», « в соответствии с», «возникла необходимость чего?», «в связи с..», «согласовать вопрос».

Например,

Слева вверху - штамп металлургического завода. Справа: Замдиректора (название предприятия) тов. Иванову И. П.

Докладная записка

В соответствии с распоряжением заместителя министра чёрной металлургии от 12.03.08 № 132 подготовлены материалы по работе завода за первый квартал 2008 г.

В связи с большим количеством информации возникла необходимость привлечения других вычислительных центров для их обработки. Прошу Вас согласовать вопрос привлечения к этой работе вычислительного центра Института экономики.

Дата     Зав. отделом     (подпись) Н. П. Нестеров

Объяснительная записка - жанр внутренней документации, адресованный должностным лицом должностному лицу вышестоящей инстанции, содержащий информацию о каком-либо факте. Например,

Начальнику сектора управления

     имуществом Тизнюк И. С.

Кириенко В. Е., ведущего инженера

     Дирекции по планированию и управлению собственностью

Объяснительная записка

Я отсутствовала на работе в период с 12.05 по 20.05 с. г. по причине болезни. Медсправка прилагается. Дата, подпись.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на собраниях и заседаниях коллективных органов. В отличие от стенограммы, здесь фиксируются только основные положения, высказанные на собрании. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.

Части протокола: вид документа, дата, перечень присутствующих, повестка дня, слушали, постановили, подпись.

Например,

Протокол №7

Собрания коллектива Коммерческой дирекции от 03.06.2008 г.

Повестка дня

1. Доклад ведущего специалиста Латыш И. И. «О работе Дирекции за прошедший период»

2. Обсуждение работы по.... Ферапонтовой М. Ю.

3. Рекомендация Дирекции Бахтигарееву Е. В. повысить должностной оклад

4. Разное.

По 3-му вопросу

Слушали: Отчёт Бахтигареева Е. В. о работе в Дирекции в связи с рекомендацией повысить ему оклад.

Вопросы: Кто и о чём (вопрос).

Постановили: Рекомендовать Бахтигареева Е.В....

Подпись руководителя

Секретарь собрания

Служебное письмо - средство общения между организациями и официальными лицами. Инициативные с. п. - письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-рекомендация, гарантийное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.

Используются речевые формулы: Мы вынуждены сообщить, направляем вам рекламацию, Позвольте пригласить Вас, Соглашаясь с вашим предложением, сообщаем., Одобряем Вашу инициативу..., просим принять участие в., Доводим до Вашего сведения, В связи с Вашей просьбой направляем Вам.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается с ключевого слова «направляем». Например,

Слева штамм предприятия: АО «Росметалл». Справа вверху - Фирма «Заря» директору Фокину А. А., главному бухгалтеру Петровой С. М.

(текст) По Вашему запросу высылаем копии счетов № 233 и 234 от 02.21.2007 г. на оплату технических работ.

Директор     подпись В. И. Тимошин

Гл. бухгалтер     подпись Е. Г. Маслова

Направляем Вам предварительно согласованный договор о творческом сотрудничестве.

Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр. Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Гарантийное письмо. Ключевые слова: гарантировать, войти с кем-либо в договорные отношения. Пример текста:

Просим в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и войти с нами в договорные отношения, работы начать немедленно. Оплату их стоимости завод гарантирует со своего счёта (№ счёта) в отделении Стройбанка.

Директор завода     подпись

Гл. бухгалтер     подпись

Рекламация (претензия). Ключевые слова: возместить убытки, в связи с..., был оплачен в полной мере, было обнаружено, были возвращены, понесённые убытки. Пример:

Штамм фирмы «Прогресс»      Наименование фирмы Получателя

(текст) О возмещении убытков 29.03.2007 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по железнодорожной накладной 248 в количестве 50 000 кг по счёту № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.

При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были Вам возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 256/789.

В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой убытки в размере.............................................. рублей. Сумму перечислить на расчетный счёт нашей фирмы.

Приложение: коммерческий акт №256/789

Директор      подпись

Запрос

Штамп организации, адрес,     (Кому) Директору

тел. расчётный счёт     обувной ф-ки (назв.)

12.02.2007      Адрес, индекс

(текст) В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталог женской обуви с указанием размера отпускных цен.

Директор      подпись Васильев Н.П.

Ответ на запрос

Штамп обувной ф-ки     Директор об. Ф.

В ответ на Ваш запрос от 12.02.2007 г. сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам последний каталог женской обуви, так как он ещё находится в стадии комплектования.

Директор обувной ф-ки     Иванов В. С.

Наиболее трудные ответы на жалобу гражданина. Ответ должен быть объективным и соответствовать существу дела. Схема: ссылка на содержание письма заявителя, ход рассмотрения; результат рассмотрения.

Частные деловые бумаги имеют унифицированную форму, но вариативное содержание.

Автобиография - социально значимые сведения из жизни автора. М. б. как служебный документ и как литературное описание. В 1-м случае - дата и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение.

Заявление - документ, с которым частное лицо обращается в какую-либо организацию для реализации или защиты своих интересов. Реквизиты: адресат - (кому), ФИО, адрес, тел. заявителя; текст заявления; список приложений; подпись заявителя, дата. Ключевые слова: прошу, довожу до Вашего сведения, в случае неполучения ответа.

Допустимы 2 формы при обозначении автора заявления: род. п. без предлога (заявление чьё? Иванова А. Т.) и форма р. п. с предлогом «от»: (от кого направлен документ).

Директору по стратегическому развитию

(фамилия) начальника отдела (лил

«от начальника») управления проектами

Ткаченко А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне очередной отпуск на 24 рабочих дня с 01.06.2008 г. по 30.06. 2008 включительно.

Дата     Подпись

Справка - документ от организации частному лицу для предоставления в другую организацию, содержащий и подтверждающий некую информацию. Ключевые слова: дана, для предъявления в...

Реквизиты: от кого, кому, с какой целью.

Справка

Дана водителю автомобиля ГАЗ- 24, номерной знак 42-98 МО Иванову Алексею Петровичу в том, что в совершении аварии, происшедшей на ул. Разина у дома № 44 в 13 ч 20 минут 28 апреля 2008 г., виновен водитель грузовой машины № 32-76 МАЗ Трофимов А. Н., водитель автокомбината №3 ул. Озёрная, 4, проживающий по адресу: Москва, ул. Профсоюзная 45, к. 8, кв. 19

Справка дана для предъявления в нарсуд Восточного округа г. Москвы.

Начальник одела      подпись Семёнов В. И.

печать

Доверенность - документ, дающий право действовать от имени, выдавшего документ лица. Реквизиты: место написания, дата, основной текст, удостоверительная надпись, скреплённая печатью организации. Доверенность выдаётся в одном экземпляре. Например,

Доверенность

Г. Владивосток, пятое июня две тысячи восьмого года

Я, Попова Ирина Сергеевна, приживающая во Владивостоке по улице. Кирова, 24., кв. 48, доверяю Новиковой Светлане Петровне, проживающей во Владивостоке по ул. Давыдова, 12, кв. 35, паспорт серия..., №...., выдан .(кем).,получить причитающуюся мне за май 2008 г. зарплату. (подпись).

Подпись Поповой И. С. удостоверяется

Делопроизводитель ЖРЭУ № 4

(дата)     (подпись)

(печать)

Характеристика - документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, учебной, общественной деятельности, о деловых качествах кого-либо. После заголовка существительное в род. п. без предлога: чья?

Характеристика

Ведущего инженера Дирекции по производству МТП Огнева Геннадия Касьяновича.

Текст состоит из 3-х частей:

1. Характеристика по основному виду деятельности: грамотность, компетентность (о специалисте).

2. Дисциплинорованность.

3. Положительные и отрицательные черты характера

Вопросы для самопроверки

1. Каковы правила оформления деловых писем?

2. Назовите виды деловых писем

3. Каковы правила оформления конвертов?

4. В чем отличие оформления писем иностранным партнерам?